Tachograf cyfrowy stanowi nieodłączny element wyposażenia wielu pojazdów używanych w transporcie drogowym. Do obsługi tego rodzaju urządzenia rejestrującego służy specjalny dokument, jakim jest karta kierowcy. W pamięci tachografu oraz na karcie kierowcy rejestrowane są istotne dane, które przewoźnicy są zobowiązani systematycznie pobierać i bezpiecznie archiwizować. Muszą to robić z odpowiednią częstotliwością wskazaną w przepisach – w innym wypadku dopuszczają się naruszenia. Jeśli zostanie ono wykryte podczas kontroli, firmę mogą spotkać konsekwencje finansowe. Na jakie kary naraża się przedsiębiorstwo transportowe, które nie przestrzega wymaganych terminów pobierania danych z kart kierowców i pamięci tachografów? W jaki sposób może ono ułatwić sobie wywiązywanie się z obowiązku regularnego prowadzenia odczytów? Odpowiedzi na te istotne pytania udzielamy w dalszej części artykułu!
- Jak często należy pobierać dane z kart kierowców i tachografów?
- Jakie kary obowiązują za brak terminowych odczytów danych z kart kierowców i tachografów?
- Jak zadbać o terminowe sczytywanie kart kierowców i tachografów w firmie?
- Zdalny odczyt kart kierowców i tachografów – technologia ułatwiająca działanie w zgodzie z przepisami
Jak często należy pobierać dane z kart kierowców i tachografów?
Systematyczne sczytywanie kart kierowców i tachografów należy do podstawowych obowiązków firm transportowych. Przepisy jasno wskazują, z jaką częstotliwością trzeba pobierać pliki DDD, by nie narażać się na ryzyko otrzymania kary. Zgodnie z nimi:
- dane z karty kierowcy należy pobierać przynajmniej raz na 28 dni,
- sczytywanie tachografu powinno się odbywać co najmniej raz na 90 dni.
Co ważne, zadaniem przedsiębiorstwa transportowego jest nie tylko regularne pobieranie danych z kart kierowców i pamięci tachografów, ale także ich odpowiednia archiwizacja. Sczytane pliki DDD powinny być przechowywane w sposób uporządkowany i bezpieczny, a do tego – w oryginalnym formacie. Dane należy archiwizować przez minimum 12 miesięcy od daty ich zarejestrowania oraz chronić przed utratą bądź dostępem osób nieuprawnionych.
Jakie kary obowiązują za brak terminowych odczytów danych z kart kierowców i tachografów?
Z perspektywy firmy transportowej dbałość o systematyczne sczytywanie kart kierowców i tachografów jest bardzo ważna. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą bowiem skutkować karami ze strony organów kontrolnych. Jakie konsekwencje mogą spotkać firmę, która nie dopilnowała terminowych odczytów plików DDD?
- Naruszenie obowiązku terminowego pobrania danych z karty kierowcy wiąże się dla przedsiębiorstwa transportowego z karą w wysokości 500 złotych – za każdego kierowcę.
- Brak odczytu tachografu w odpowiednim terminie niesie za sobą dla przewoźnika ryzyko otrzymania kary w wysokości 500 złotych – za każdy pojazd.
Jak zadbać o terminowe sczytywanie kart kierowców i tachografów w firmie?
Wielu przewoźników zastanawia się nad tym, jak usprawnić proces pobierania danych z kart kierowców i pamięci tachografów, by ograniczyć do minimum ryzyko przekraczania obowiązujących terminów i działać w zgodzie z przepisami. Sposobem na osiągnięcie tego celu jest wdrożenie w firmie systemu telematycznego, takiego jak np. Navifleet, oferującego funkcjonalność w postaci zdalnego odczytu kart kierowców i pamięci tachografów. Co przemawia za tym rozwiązaniem?
Zdalny odczyt kart kierowców i tachografów pozwala na to, by pobieranie plików DDD odbywało się w sposób zautomatyzowany i zgodny z przyjętym harmonogramem. Dzięki temu obowiązkowe terminy pobrań są przestrzegane, a ryzyko potencjalnych naruszeń zostaje zminimalizowane. W efekcie firma może uniknąć potencjalnych kar za opóźnienia w sczytywaniu danych z kart kierowców i pamięci tachografów.
Korzyści wynikających z wykorzystywania zdalnego odczytu w firmie jest jednak więcej. Na jakie z nich warto zwrócić szczególną uwagę?
- Możliwość pobierania danych bez fizycznej obecności pojazdu w bazie przedsiębiorstwa: zdalne odczyty są realizowane na odległość, dzięki czemu nie trzeba mieć bezpośredniego dostępu do pojazdu w firmie, by dane zostały terminowo pobrane. Sczytanie może nastąpić nawet wtedy, gdy pojazd jest aktualnie w trasie. Dodatkowo, taki sposób pozyskiwania plików DDD odciąża zarówno flotowców, jak i kierowców, którzy nie muszą poświęcać czasu na ręczne przeprowadzanie odczytów.
- Bezpieczna archiwizacja: nowoczesne systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, które oferują zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu, pomagają zadbać nie tylko o terminowe pobieranie danych, ale także o ich prawidłową archiwizację. Pliki DDD są bezpiecznie przechowywane, a firma ma pewność, że działa w zgodzie z przepisami.
- Usprawnienie procesu rozliczania kierowców: komplet pobranych danych za konkretny okres automatycznie trafia na skrzynkę mailową osoby zajmującej się rozliczeniami kierowców. Pozwala to znacząco usprawnić pracę, zadbać o terminowość rozliczeń i zminimalizować ryzyko wystąpienia potencjalnych błędów ludzkich.
Zdalny odczyt kart kierowców i tachografów – technologia ułatwiająca działanie w zgodzie z przepisami
Do obowiązków przewoźników należy regularne pobieranie danych z kart kierowców i pamięci tachografów. W przypadku kart kierowców trzeba dokonywać odczytów minimum raz na 28 dni, a w przypadku tachografów – co najmniej raz na 90 dni. Za naruszenia w tym zakresie grozą przedsiębiorstwu transportowemu kary w wysokości 500 złotych (odpowiednio: za każdego kierowcę lub za każdy pojazd).
Aby ich uniknąć, warto zastanowić się nad wdrożeniem w firmie systemu telematycznego, takiego jak np. Navifleet, który umożliwia zdalny odczyt kart kierowców i tachografów. Dzięki niemu można zautomatyzować proces pobierania danych tak, by przebiegał zgodnie z ustalonym harmonogramem, co ogranicza ryzyko naruszeń terminów. Co istotne, zdalny odczyt kart kierowców i tachografów oferuje również inne korzyści, w tym m.in. pomaga zadbać o bezpieczną archiwizację pobranych plików DDD czy sprzyja usprawnieniu procesu rozliczania kierowców. Nie ulega więc wątpliwości, że może być cennym wsparciem dla przewoźników pragnących działać w zgodzie z przepisami.
Aby dodatkowo poszerzyć swoją wiedzę na temat pobierania danych z kart kierowców i pamięci tachografów, warto zapoznać się z artykułem: https://www.navifleet.pl/blog/pobieranie-i-przechowywanie-danych-z-tachografu-oraz-karty-kierowcy—-kompletny-poradnik.
Artykuł sposnorowany
