Egzekwowanie długów w polskich realiach z pewnością nie należy do zadań łatwych. Fakt ten powszechnie znany przedsiębiorcom po prostu z praktyki. Dodatkowo jednak znajduje on dobitne potwierdzenie w różnego rodzaju danych statystycznych. Można tutaj przywołać chociażby raporty przynależne do serii pod tytułem "Portfel należności polskich przedsiębiorstw". Wynika z nich, że aż około 50 procent działających na polskim rynku firm ma poważne i przewlekłe problemy z terminowym egzekwowaniem należnych im pieniędzy.

Sytuacja, w której firma w sposób regularny nie otrzymuje płatności od swoich kontrahentów lub też otrzymuje takowe płatności z dużymi opóźnieniami w oczywisty sposób stwarza istotne zagrożenie dla utrzymania płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Co jednak konkretnie możesz zrobić w celu zabezpieczenia się na wypadek, gdyby Twój kontrahent okazał się nierzetelny?

Oczywiście jedną z opcji są rzeczowe lub też osobiste zabezpieczenia wierzytelności. Z nielicznymi wyjątkami cechują się one jednak dosyć skomplikowaną strukturą. Co więcej, niektóre spośród rozwiązań wchodzących w ich skład - jak na przykład gwarancja bankowa - niejako z zasady są zarezerwowane przede wszystkim dla większych firm, obracających naprawdę poważnym kapitałem. Niemniej jednak, jeżeli chcesz zgłębić ten temat nieco bardziej to dobrym źródłem będzie publikacja portalu Zgaś Ryzyko: https://zgasryzyko.pl/baza-wiedzy/zabezpieczenie-wierzytelnosci-sposoby/.

Niezwykle ciekawym oraz znacznie prostszym rozwiązaniem alternatywnym może okazać się tak zwana pieczęć prewencyjna. W polskich realiach właściciele firm nadal stosunkowo rzadko korzystają z tego rozwiązania, pomimo jego istotnych zalet.

Czym jest i jak działa pieczęć prewencyjna?

Pieczęć prewencyjna to niepozorne, łatwo dostępne a zarazem wysoce efektywne rozwiązanie, które działa nie w przypadku wystąpienia zaległości ze spłatą należności przed kontrahenta, lecz już wcześniej. Sama pieczęć ma postać niewielkiego znaczka umieszczanego przeważnie na umowie zawieranej pomiędzy firmami.

Na czym natomiast polega sposób działania pieczęci prewencyjnych?

W sensie rzeczywistych możliwości praktycznych pieczęć prewencyjna nie posiada jakiejkolwiek "mocy sprawczej". Jednocześnie jest ona jednak ciekawą metodą profilaktyczną jeśli chodzi o zapobieganie sytuacji, w której kontrahent będzie spóźniał się z zapłatą należności.

Mechanizm działania pieczęci prewencyjnych bazuje na mechanizmach ludzkiej psychiki. Sama pieczęć nie jest bowiem niczym więcej, niż specyficzną formą poinformowania kontrahenta o tym, że Twoja firma na bieżąco monitoruje swój portfel należności oraz w sposób regularny współpracuje z specjalistycznymi podmiotami działającymi w zakresie windykacji.

W ten sposób kontrahent już na etapie zawierania umowy otrzymuje wyraźny sygnał, iż jakiekolwiek spóźnienie się z płatnością nie pozostanie pozostawione bez reakcji. Tym samym, pieczęć prewencyjna stanowi formę nacisku psychicznego na kontrahenta.

Pojawia się jednak pytanie, czy to naprawdę działa?

Praktyka dowodzi, że w przeważającej większości wypadków odpowiedź jest pozytywna: należności firm umieszczających na umowach pieczęci prewencyjne są spłacane bardziej terminowo, niż ma to miejsce w przypadku innych przedsiębiorstw.

Dlaczego jednak jest to możliwe?

Powinieneś pamiętać, że kontrahenci nie zawsze zalegają z płatnościami dlatego, że rzeczywiście brakuje im środków finansowych na spłatę należności. Czasami powody, dla których Twoja faktura pozostaje nieuregulowana przez dłuższy czas mają całkowicie odmienną naturę.

Dla przykładu, kontrahent może uważać, że akurat w tym momencie ma na głowie inne, bardziej pilne albo też bardziej opłacalne dla niego wydatki.

Zapewne niejeden raz natrafiłeś przecież na kontrahentów, którzy w ewidentny sposób grają na zwłokę, stosując różnego rodzaju wymówki (księgowa na urlopie, kłopoty organizacyjne w firmie i tym podobne) albo też kilka lub nawet kilkanaście razy zapewniają Ciebie, że płatność zostanie jak najprędzej uregulowana, do czego oczywiście później przeważnie nie dochodzi.

Najczęściej w takim wypadku kontrahent dysponuje pieniędzmi, z których jest w stanie pokryć Twoją należność, lecz po prostu on sam nie widzi potrzeby, aby owa należność została uregulowana w terminie. Jest to w pewien sposób próba nagięcia Twojej woli do zasad gry, które postanowił przyjąć Twój kontrahent. Pieczęć prewencyjna jest w stanie odwrócić taką sytuację.

Inny możliwy, a zarazem często występujący scenariusz zakłada coś w rodzaju "hierarchii" wierzycieli.

Przykładowo, Twój kontrahent może jednocześnie współpracować z kilkoma różnymi firmami. Niektóre z nich są większe, a kooperacja z nimi jest dla Twojego dłużnika ważniejsza. W takim wypadku może dojść do sytuacji, w której to właśnie należności firm znajdujących się wyżej w owej specyficznej hierarchii są regulowane w pierwszej kolejności.

Wobec Ciebie natomiast kontrahent stosuje metodę zwlekania oraz uników. W tym wypadku pieczęć prewencyjna stanowi wstępny sygnał dla kontrahenta, iż powinien poddać reorganizacji swoją hierarchię płatności. W przeciwnym wypadku, pociągnie ta sobą czynności windykacyjne realizowane ze skutkiem natychmiastowym, takie jak umieszczenie go na Giełdzie Długów lub zlecenie zadania profesjonalnemu windykatorowi.

W jaki sposób można uzyskać pieczęć prewencyjną?

W przeważającej większości wypadków pieczęć prewencyjna jest wystawiana przez firmy zajmujące się windykacją. Ma to swoją istotną zaletę, ponieważ możliwość wejścia w interakcję z podmiotem windykacyjnym już od początku jawi się kontrahentowi jako opcja jak najbardziej realna, nie zaś jako swego rodzaju ewentualność, którą będzie mógł ominąć lub też znacząco opóźnić poprzez stosowanie różnego sztuczek czy wybiegów.

Dodatkowo, korzystanie z pieczęci prewencyjnych wystawianych przed specjalistyczne firmy zajmujące się windykacją zaległych należności bynajmniej nie wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Istnieje jeszcze jeden istotny atut pieczęci prewencyjnych.

Jak wspominano, w polskich realiach nadal jest to rozwiązanie stosunkowo rzadko spotykane. Twój kontrahent z dużą dozą prawdopodobieństwa może więc po prostu nie wiedzieć, czym właściwie jest pieczęć prewencyjna oraz na czym zasadza się jej działanie. Jedyne, co zobaczy, to najpewniej nieznana mu wcześniej pieczątką informująca, iż przepływ należności do Twojej firmy jest ściśle kontrolowany zaś ewentualne opóźnienie będzie wiązać się z konsekwencjami.

Wady pieczęci prewencyjnej

Przy wszystkich zaletach stosowania pieczęci prewencyjnych nie można jednak zapominać, że jest to rozwiązanie opierające się de facto na manipulacji psychiką Twojego kontrahenta. Zapewne, na większość kontrahentów owa manipulacja podziała. Mogą się jednak znaleźć również tacy, na których pieczęć prewencyjna nie zrobi żadnego wrażenia.

Dlaczego jednak taka sytuacja może być niebezpieczna dla Twoich interesów?

Nie powinieneś zakładać, że umieszczenie pieczęci prewencyjnych na pewno sprawi, iż należność zostanie spłacona w terminie. Takie założenie opiera się bowiem po prostu na błędnej przesłance, według której kontrahent z pewnością ulegnie zamierzonemu wpływowi.

W sytuacji, kiedy zawierasz większą umową a terminowa płatność może mieć kluczowe znaczenie dla finansów Twojej firmy, warto stosować dodatkowe środki zapobiegawcze, które w sposób realny zwiększają szanse na odzyskanie należności, a nie działają jedynie na zasadzie nacisku psychicznego. Wspominaną na samym początku opcją jest więc np. zabezpieczenie osobiste lub rzeczowe.

Jednocześnie warto już zawczasu uzbroić się w odpowiednią wiedzę odnośnie egzekwowania należności od swoich kontrahentów. Podstawowym narzędziem, o którym każdy przedsiębiorca powinien mieć pojęcie jest żądanie zapłaty za pomocą oficjalnego wezwania / ponaglenia. Jeżeli chcesz odświeżyć swoją wiedzę w tym zakresie to skorzystaj z poradnika portalu Zgaś Ryzyko: https://zgasryzyko.pl/baza-wiedzy/wezwanie-do-zaplaty/.

Pieczęć prewencyjna z zasady ma być tylko dodatkiem wspierającym płynność finansową firmy. W przypadku większych transakcji nie może jednak polegać wyłącznie na umieszczeniu na umowie pieczęci wystawionej przez firmę windykacyjną.